Que despesas pode deduzir como freelancer

Como funcionam as despesas no regime simplificado, e o erro que custa dinheiro todos os anos · Atualizado em 2026

Há duas ideias erradas que andam por aí, e são exatamente opostas. Uma diz que no regime simplificado não vale a pena guardar faturas porque "não se deduz nada". A outra diz que se deve pôr o número de contribuinte em tudo o que se compra, do café ao ginásio. As duas custam dinheiro.

1. No simplificado, as despesas já estão presumidas

Se está no regime simplificado e presta serviços, por regra apenas 75% do que fatura é considerado rendimento tributável. Os outros 25% são a assunção do Estado de que teve despesas para gerar aquele rendimento. Não faz uma lista, não soma faturas, não apresenta contas.

Daí a leitura apressada de que as despesas não interessam. Só que há uma condição.

2. A condição que quase ninguém conhece

Na prática, uma fatia do seu rendimento bruto tem de estar coberta por despesas concretas afetas à atividade. Entram nessa conta, entre outras:

• uma dedução fixa de que toda a gente beneficia à partida;
• as contribuições obrigatórias para a Segurança Social;
• despesas com pessoal, se tiver;
• rendas de imóveis afetos à atividade;
• uma percentagem de outras despesas correntes da atividade, como eletricidade, água, comunicações e transportes.

Para a maioria dos freelancers pequenos, a dedução fixa mais a Segurança Social já cobrem grande parte disto e o problema nunca chega a existir. Para quem fatura mais, começa a fazer diferença real. Confirme o seu caso concreto, porque as percentagens e os valores mudam.

3. O que classificar no e-Fatura, e como

É no Portal das Finanças, no e-Fatura, que as suas faturas com NIF aparecem para classificar. Tem três hipóteses em cada uma:

As de uso misto entram na atividade apenas por uma percentagem, não na totalidade. E a classificação tem de ser feita dentro do prazo, em fevereiro do ano seguinte. Passado esse prazo já não dá para corrigir. Ponha na agenda.

4. Despesas que tipicamente contam

• Contabilista, se tiver.
• Software e serviços: assinaturas de ferramentas, alojamento de site, domínio, licenças.
• Equipamento: computador, monitor, cadeira, telemóvel usado para trabalhar.
• Espaço: renda de escritório ou coworking. Se trabalha em casa, uma parte da renda e das despesas da casa, na proporção afeta à atividade.
• Comunicações e energia: internet, telemóvel, eletricidade, tipicamente em uso misto.
• Deslocações ligadas a clientes e trabalho.
• Formação na sua área.
• Seguros profissionais, se aplicável.

5. O erro que se paga caro

E há um efeito colateral que muita gente não vê: as despesas de saúde, educação e habitação que classifica como profissionais deixam de contar para as deduções à coleta do seu IRS pessoal. Pode acabar a perder de um lado mais do que ganhou do outro.

6. Quando compensa mudar para contabilidade organizada

Na contabilidade organizada deduz as despesas reais, uma a uma, em vez de aceitar a presunção dos 25%. Faz sentido quando as suas despesas verdadeiras são claramente superiores a essa percentagem, o que acontece sobretudo em atividades com equipamento caro, com pessoal, ou com muita despesa de material.

Em troca, ganha obrigações: contabilista certificado obrigatório, mais declarações, mais custo fixo por mês. Para a maioria dos prestadores de serviços que trabalham sozinhos e com um computador, o simplificado continua a ganhar.

Não decida isto sozinho com uma folha de cálculo. É uma das poucas conversas em que meia hora com um contabilista se paga muitas vezes.

A regra prática

Guarde as faturas com NIF do que é mesmo da atividade, classifique-as com honestidade em fevereiro, e não force nada. O objetivo não é deduzir o máximo possível, é não pagar imposto a mais por desleixo nem receber uma carta por excesso de imaginação.